Satzung

der Deutsche Archiv Stiftung

ansässig in Kassler Str. 4, 99310 Arnstadt

Präambel

Archivalien sind wichtige Zeitzeugnisse unserer Geschichte. Sie speichern Informationen in Bild, Ton und Schrift. Ihr dauerhafter Erhalt ist eine anspruchsvolle und generationsübergreifende Aufgabe zur Bewahrung unseres kulturellen Erbes.

Archivalien unterliegen einem natürlichen Alterungsprozess. Dieser schreitet in Abhängigkeit von Materialität und Lagerung unterschiedlich schnell voran. Mit dem Alterungsprozess geht ein Verlust von Informationen einher. Dies kann nur durch Digitalisierung verhindert werden.

§ 1 Name, Rechtsstellung, Sitz

Die Stiftung führt den Namen „Deutsche Archiv Stiftung“. Sie ist eine rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Arnstadt und verfolgt öffentliche Zwecke.

§ 2 Stiftungszweck

(1) Zweck der Stiftung ist die Förderung von Wissenschaft und Forschung, von Kunst und Kultur sowie der Volks- und Berufsbildung.

Die Stiftung verwirklicht ihren Zweck im Bereich von Wissenschaft und Forschung insbesondere

  1. durch das Vorhalten einer Datenbank über das eigene und das durch Dritte zur Verfügung gestellte Archivgut zu wissenschaftlichen Zwecken,
  2. durch das Betreiben einer webbasierten Plattform zur Vernetzung der am Wissenschaftsbetrieb beteiligten Personen und Organisationen,
  3. durch Förderung der wissenschaftlichen Analyse, Recherche und Dokumentation über das eigene und/oder mit ihm verwandte bzw. assoziierte fremde Archivgut,
  4. durch das Anfertigen von Abzügen, Kopien und Digitalisaten im Rahmen der gesetzlichen, vertraglichen und urheberrechtlichen Bestimmungen,
  5. durch Publikationstätigkeit in eigenen oder fremden Medien.

Die Stiftung verwirklicht ihren Zweck im Bereich der Förderung von Kunst und Kultur insbesondere

  1. durch den Erwerb von einzelnen Archivalien, insbesondere von Autographen, Artefakten, Büchern, Karten, Gemälden, Skulpturen, Postalia, Numismatika und Memorabilien,
  2. durch den Erwerb von Sammlungen und Nachlässen mit dem Ziel, diese vor ihrer Zerschlagung oder Vernichtung zu retten,
  3. durch die Aufbereitung, Konservierung und fachgerechte Lagerung der erworbenen Archivalien und Gegenstände,
  4. durch die Digitalisierung, Katalogisierung und Inventarisierung des Archivguts,
  5. durch die Durchführung und Aufzeichnung von Interviews mit lebenden Zeitzeugen.

Die Stiftung verwirklicht ihren Zweck im Bereich der Volks- und Berufsbildung insbesondere

  1. durch den der Öffentlichkeit ermöglichten Zugang des nicht geschützten Anteils des eigenen und des durch Dritte zur Verfügung gestellten Archivguts,
  2. durch Ausleihe von Archivalien und Artefakten an interessierte Museen, Archive und Bibliotheken unter Beachtung der üblichen Ausleihpraktiken, des Zustandes und der  Transportfähigkeit des Archivguts sowie der versicherungsrechtlichen Bestimmungen,
  3. durch Ausstellungen, Vorträge, Lesungen, Workshops und andere Formen der Öffentlichkeitsarbeit.

(2) Die Stiftung muss nicht alle Zwecke gleichzeitig und in gleichem Umfang verfolgen. Vorrangig ist die Wissenschaft und Forschung zu fördern. Die übrigen Zwecke werden verwirklicht, soweit entsprechende Stiftungsmittel hierfür vorhanden sind.

(3) Der Stiftungszweck kann auch mit der Einrichtung von Zweckbetrieben im Sinne der Abgabenordnung verwirklicht werden, z.B. durch Übernahme der Trägerschaft von Museen, Archiven, Bibliotheken und Kunstausstellungen, wenn und soweit die Mittel der Stiftung hierzu ausreichen.

(4) Die Stiftung verfolgt damit ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung.

(5) Die Stiftung kann wirtschaftliche Geschäftsbetriebe errichten, betreiben und sich an solchen beteiligen. Die dabei erzielten Überschüsse sind der Verwirklichung der Stiftungszwecke zuzuführen.

(6) Die Stiftung kann auch anderen, ebenfalls steuerbegünstigten Körperschaften oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts finanzielle oder sachliche Mittel zur Verfügung stellen, wenn diese Stellen mit den Mitteln den Stiftungszweck nach Absatz 1 fördern.

(7) Die Stiftung kann bei der Neugründung von Stiftungen behilflich sein und zur Ausstattung des Grundstockvermögens beitragen.

(8) Die Stiftung kann Zustiftungen und Spenden annehmen, ist aber nicht dazu verpflichtet.

(9) Die Stiftung kann ihre Zwecke selbst (operativ) oder durch Hilfspersonen (fördernd) verwirklichen.

(10) Die Stiftung kann ihre Zwecke im In- und Ausland verfolgen.

§ 3 Einschränkungen

(1) Die Stiftung ist selbstlos tätig. Sie verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Sie darf keine juristische oder natürliche Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Stiftung fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Unterstützungen, Zuwendungen oder Vergütungen begünstigen. Zuwendungen an den Stifter und seine Erben sind in den Grenzen des § 58 Nr. 6 AO zulässig.

(2) Ein Rechtsanspruch auf Leistungen der Stiftung steht den durch die Stiftung Begünstigten aufgrund dieser Satzung nicht zu.

§ 4 Grundstockvermögen

(1) Das Grundstockvermögen der Stiftung ergibt sich aus dem Stiftungsgeschäft.

(2) Das der Stiftung zur dauernden und nachhaltigen Erfüllung ihres Stiftungszwecks zugewendete Vermögen (Grundstockvermögen) ist in der sich aus dem Stiftungsgeschäft ergebenden Höhe ungeschmälert zu erhalten. Darüberhinausgehendes Stiftungsvermögen kann für die Zwecke der Stiftung verwendet werden.

(3) Zustiftungen (Zuwendungen zum Grundstockvermögen) sind zulässig. Zuwendungen ohne Zweckbestimmung aufgrund einer Verfügung von Todes wegen können dem Grundstockvermögen zugeführt werden.

(4) Im Interesse des langfristigen Bestandes der Stiftung ist das Stiftungsvermögen sinnvoll anzulegen. Alle Anlageformen sind zulässig, sofern sie geeignet sind, die dauerhafte und nachhaltige Förderung des Stiftungszwecks sicherzustellen.

(5) Vermögensumschichtungen sind zulässig. Gewinne aus Vermögensumschichtungen können ganz oder teilweise für den Zweck verwendet werden, in eine Rücklage eingestellt oder dauerhaft dem Grundstockvermögen zugeführt werden, soweit dem nicht stiftungsrechtliche und steuerliche Bestimmungen entgegenstehen.

§ 5 Stiftungsmittel

(1) Die Stiftung erfüllt ihre Aufgaben:

  1. aus den Erträgen des Stiftungsvermögens.
  2. aus Zuwendungen, soweit sie vom Zuwendenden nicht zur Aufstockung des Grundstockvermögens bestimmt sind.

(2) Im Rahmen der gesetzlichen und steuerlichen Bestimmungen dürfen Rücklagen gebildet werden.

§ 6 Stiftungsorgane

(1) Organe der Stiftung sind

  1. der Stiftungsvorstand,
  2. das Kuratorium.

(2) Die Mitglieder der Stiftungsorgane sind zur gewissenhaften und sparsamen Verwaltung der Stiftung verpflichtet.

(3) Die Tätigkeit in den Stiftungsorganen ist ehrenamtlich. Anfallende Auslagen werden ersetzt. Für den Sach- und Zeitaufwand der Mitglieder des Stiftungsvorstandes kann das Kuratorium eine in ihrer Höhe angemessene Vergütung beschließen.

(4) Die in dieser Satzung verwendeten Amts- oder Funktionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für Frauen und Männer.

(5) Für die Umsetzung der Aufgaben kann der Vorstand eine Geschäftsführung bestellen.

§ 7 Stiftungsvorstand

(1) Der Stiftungsvorstand besteht zu Lebzeiten des Stifters aus bis zu fünf Mitgliedern, nach dem Tod aus drei bis fünf Mitgliedern.

(2) Die Mitglieder des Vorstands werden zu Lebzeiten des Stifters von diesem, nach dessen Ableben vom Kuratorium jeweils für die Dauer von fünf Jahren bestellt. Davon abweichend gehört der Stifter auf Lebenszeit dem Vorstand an.

(3) Die Mitgliedschaft im Vorstand endet durch Ablauf der regulären Amtszeit, weiter durch Tod, Amtsniederlegung oder Ausschluss aus wichtigem Grund.

(4) Bei der Bestellung wird vom Bestellungsorgan, also vom Stifter und nach dessen Ableben vom Kuratorium auch der Vorsitzende des Stiftungsvorstands bestimmt. Bei vorzeitigem Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds wird das neue Mitglied nur für den Rest der Amtszeit bestellt.

(5) Wiederbestellung ist zulässig. Ein ausscheidendes Mitglied bleibt bis zur Bestellung des jeweiligen nachfolgenden Mitglieds im Amt.

(6) Der Vorstand ist in allen Angelegenheiten befugt Untervollmachten zu erteilen sowie Rechtsgeschäfte mit sich im eigenem Namen oder als Vertreter Dritter vorzunehmen (Befreiung von Beschränkungen des § 181 BGB).

(7) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in Sitzungen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen, soweit diese Satzung nichts Abweichendes vorsieht. Abwesende Mitglieder können ihre Stimme in Textform (§ 126 b BGB) abgeben oder sich für einzelne oder alle Tagesordnungspunkte vertreten lassen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Solange der Stifter Mitglied des Vorstands ist, kann kein Beschluss gegen seinen Willen gefasst werden (Vetorecht). Gleiches gilt, soweit Verwandte des Stifters in gerader Linie Mitglieder des Vorstandes sind. Sind mehrere Verwandte in gerader Linie Mitglieder des Vorstandes, so haben diese das Vetorecht einstimmig auszuüben. Kommt Einstimmigkeit nicht zu Stande, gilt Satz 1.

(8) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn der Vorstandsvorsitzende oder zwei Mitglieder in der Sitzung persönlich anwesend sind. Der Abhaltung einer Sitzung bedarf es nicht, wenn sämtliche Mitglieder des Vorstands in Textform mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der Abgabe der Stimme in Textform (§ 126 b BGB) sich einverstanden erklärt haben

(9) Verwandte des Stifters in gerader Linie werden, deren Einverständnis vorausgesetzt, mit dem Ableben des Stifters Mitlieder des Vorstands und übernehmen beginnend mit Geburtsfolge und im jeweiligen Wechsel, die Position des Vorstandvorsitzenden und des stellv. Vorsitzenden. Der Stifter behält sich das Recht vor, diese Bestimmung zu Lebzeiten oder von Todes wegen abzuändern oder aufzuheben. Überschreitet die Anzahl der zur Übernahme eines Vorstandsamts bereiten Verwandten des Stifters in gerader Linie die Höchstzahl der Mitglieder des Stiftungsvorstands gem. § 7 Abs. 1, so entscheidet das Kuratorium gemäß § 10 Abs. 1 d) über die Bestellung der jeweiligen Vorstandsmitglieder aus dem Kreise der Verwandten des Stifters in gerader Linie.

§ 8 Vertretung der Stiftung, Aufgaben des Stiftungsvorstandes

(1) Der Stiftungsvorstand vertritt die Stiftung gerichtlich und außergerichtlich. Er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Seine Mitglieder sind einzelvertretungsberechtigt. Im Innenverhältnis vertritt der Vorsitzende die Stiftung alleine.

(2) Der Stiftungsvorstand führt entsprechend den Richtlinien und Beschlüssen des Kuratoriums die Geschäfte der laufenden Verwaltung. Aufgaben des Stiftungsvorstandes sind insbesondere

  1. die Aufstellung des Haushaltsvoranschlages der Stiftung,
  2. die Vorlage von Vorschlägen zur Verwendung der Erträge des Grundstockvermögens und zum Verbrauch bestimmter Zuwendungen,
  3. die ordnungsgemäße Buchführung, das Sammlung der Belege und Nachweise sowie das Ausstellen der Spendenbescheinigungen,
  4. die Erstellung der Jahresrechnung (Aufstellung über die Einnahmen und Ausgaben der Stiftung und Vermögensübersicht), die Fertigung des Berichts über die Erfüllung des Stiftungszwecks und die Vorlage der für die Rechnungsprüfung erforderlichen Unterlagen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres an die Stiftungsaufsichtsbehörde,
  5. die Einstellung und Entlassungen von Mitarbeitern der Stiftung sowie deren Förderung im Rahmen von Aus- und Weiterbildung,
  6. das Werben um Zustiftungen und Spenden und
  7. die Zusammenarbeit mit der Stiftungsbehörde und dem Finanzamt, um den nachhaltigen Fortbestand der Stiftung und damit verbunden die Erfüllung des Stiftungszweckes zu sichern.

(3) Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

(4) Für den Geschäftsgang des Stiftungsvorstandes gelten die Bestimmungen des § 11 dieser Satzung entsprechend.

§ 9 Kuratorium

(1) Das Kuratorium besteht aus fünf bis fünfzehn Mitgliedern. Es wird entweder zu Lebzeiten des Stifters oder nach seinem Tod eingerichtet.

(2) Sofern das Kuratorium zu Lebzeiten eingerichtet wird, erfolgt die Erstbestellung der Mitglieder durch den Stifter. Nach dem Ableben des Stifters erfolgt die Erstbestellung durch den Vorstand. Im Übrigen erfolgt die weitere Bestellung der Mitglieder durch Zuwahl durch das Kuratorium.

(3) Die Mitglieder des Kuratoriums werden auf die Dauer von 3 Jahren bestellt. Wiederbestellung ist zulässig. Ein Mitglied kann vom Kuratorium mit einfacher Stimmmerheit aus wichtigem Grund ausgeschlossen werden. Dies gilt nicht für den Stifter. Er kann auf Lebenszeit Mitglied des Kuratoriums sein. Die Mitgliedschaft endet ferner durch den Tod eines Mitglieds. Endet die Mitgliedschaft während einer Amtsperiode,  darf das neue Mitglied nur bis zum Ende der Amtszeit des ausscheidenden Mitglieds bestellt werden. Das ausscheidende Mitglied bleibt bis zur Bestellung des jeweiligen nachfolgenden Mitglieds im Amt.

(4) Das Kuratorium kann unter Beachtung der Grenzen des § 9 Abs. 1 die Anzahl seiner Mitglieder selbst erhöhen. Eine Erhöhung der Mitgliederzahl erfolgt durch Aufnahme neuer Mitglieder. Jedes Mitglied hat dabei jederzeit die Möglichkeit, geeignete und dem Stiftungszwecken verbundene Persönlichkeiten vorzuschlagen. Die Aufnahme eines neuen Mitgliedes erfolgt durch Beschluss, der mit mindestens 2/3 der Stimmen aller Mitglieder des Kuratoriums zu fassen ist.

(6) Mit Ausnahme des Stifters dürfen Mitglieder des Kuratoriums nicht zugleich dem Stiftungsvorstand angehören.

(7) Das Kuratorium wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden, der den Vorsitzenden in allen Angelegenheiten bei Verhinderung vertritt.

§ 10 Aufgaben des Kuratoriums

(1) Das Kuratorium entscheidet in allen grundsätzlichen Angelegenheiten und berät, unterstützt und überwacht den Stiftungsvorstand bei seiner Tätigkeit. Er beschließt insbesondere über:

  1. den Haushaltsvoranschlag, vgl. § 8 Abs. 2 S. 2 a;
  2. die Verwendung der Erträge des Grundstockvermögens und zum Verbrauch bestimmter Zuwendungen, vgl. § 8 Abs. 2 S. 2 b sowie
  3. die Jahresrechnung und den Bericht über die Erfüllung des Stiftungszweckes, vgl. § 8 Abs. 2 S. 2 d;
  4. die Bestellung der Mitglieder des Stiftungsvorstandes, vgl. § 7;
  5. die Entlastung des Stiftungsvorstandes;
  6. Änderungen der Stiftungssatzung und Anträge auf Umwandlung oder Aufhebung der Stiftung, vgl. § 12.

(2) Der Vorsitzende des Kuratoriums vertritt die Stiftung bei Rechtsgeschäften mit dem Stiftungsvorstand oder einzelnen Mitgliedern des Stiftungsvorstandes.

§ 11 Geschäftsgang des Kuratoriums

(1) Das Kuratorium wird vom Vorsitzenden nach Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich unter Angabe der Tagesordnung und Einhaltung einer Frist von zwei Wochen zu einer Sitzung einberufen. Die Einberufung erfolgt schriftlich; die Schriftform gilt durch Telefax, E-Mail oder durch sonstige dokumentierbare Übermittlung in elektronischer Form als gewahrt. Sitzungen sind ferner einzuberufen, wenn zwei Mitglieder oder der Vorstand dies verlangen. Der Vorsitzende des Stiftungsvorstands kann an der Sitzung des Kuratoriums teilnehmen, auf Verlangen des Kuratoriums ist er dazu verpflichtet.

(2) Das Kuratorium ist beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß geladen wurde und mehr als die Hälfte der Mitglieder, unter ihnen der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende, anwesend sind. Ladungsfehler gelten als geheilt, wenn das mangelhaft geladene Mitglied anwesend ist und von diesem kein Widerspruch erfolgt.

(3) Das Kuratorium trifft seine Entscheidungen, soweit kein Fall des § 12 vorliegt, mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmgleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden oder des stellvertretenden Vorsitzenden den Ausschlag.

Ein abwesendes Mitglied kann sich aufgrund einer schriftlichen Erklärung, die zur Niederschrift zu nehmen ist, durch ein anwesendes Mitglied bei der Abstimmung vertreten lassen.

(4) Wenn kein Mitglied widerspricht, können Beschlüsse im schriftlichen Umlaufverfahren gefasst werden; die Schriftform gilt auch durch Telefax, E-Mail oder durch sonstige dokumentierbare Übermittlung der Stimmabgabe in elektronischer Form als gewahrt. Dies gilt nicht für Entscheidungen nach § 12 dieser Satzung.

(5) Über die Ergebnisse der Sitzung und der Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren sind Niederschriften zu fertigen und vom Vorsitzenden und dem Schriftführer zu unterzeichnen. Sie sind allen Mitgliedern der Stiftungsorgane zur Kenntnis zu bringen.

(6) Solange der Stifter Mitglied des Kuratoriums oder des Vorstandes ist, können keine Beschlüsse gegen seine Stimme gefasst werden (Vetorecht).

§ 12 Satzungsänderung, Umwandlung und Aufhebung der Stiftung

(1) Satzungsänderungen sind zulässig, soweit sie zur Anpassung an veränderte Verhältnisse geboten erscheinen. Sie dürfen die Steuerbegünstigung der Stiftung nicht beeinträchtigen oder aufheben. Soweit sie sich auf die Steuerbegünstigung der Stiftung auswirken können, sind sie der zuständigen Finanzbehörde zur Stellungnahme vorzulegen.

(2) Änderungen des Stiftungszweckes sind nur zulässig, wenn seine Erfüllung unmöglich wird oder sich die Verhältnisse derart ändern, dass die Erfüllung des Stiftungszweckes nicht mehr sinnvoll erscheint.

Umwandlung und Aufhebung der Stiftung richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

(3) Beschlüsse nach Absatz 1 bedürfen der Zustimmung von einer Mehrheit von 2/3 der Mitglieder des Kuratoriums, Beschlüsse nach Absatz 2 der Zustimmung aller Mitglieder des Kuratoriums. Die Beschlüsse werden erst nach Genehmigung durch das Thüringer Landesverwaltungsamt (§14) wirksam.

§ 13 Vermögensanfall

(1) Bei Aufhebung oder Auflösung der Stiftung oder bei Wegfall ihrer steuerbegünstigten Zwecke fällt das Vermögen an die AISL (International Association Albert Schweitzer, 8 Rue de Munster, F-68140 Gunsbach, die es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat.

(2) Die AISL hat die erhaltenen Archivbestände auf thematische Eignung zur Aufnahme in das eigene Archiv zu prüfen. Thematisch nicht verwandte Bestände können an andere steuerbegünstigte Organisationen, insbesondere Universitäten und öffentliche Institute, soweit diese den in § 2 genannten Stiftungszwecken entsprechen, kostenfrei weitergegeben werden mit der Maßgabe, dass das abgegebene Material in die Bestände des Übernehmers aufgenommen wird und keine Weitergabe oder Verkauf an Privatpersonen oder Organisationen erfolgt, die nicht einen der in § 2 genannten Stiftungszwecke verwirklichen.

(3) Sollte der Vermögensanfall an die AISL aus gemeinnützigkeitsrechtlichen Gründen nicht möglich sein, soll das Vermögen der Friedrich-Schiller-Universität Jena, Fürstengraben 1, 07743 Jena, anfallen. Vorstehende Absätze 1 und 2 gelten sinngemäß.

§ 14 Stiftungsaufsicht

Die Stiftung untersteht der Aufsicht des Thüringer Landesverwaltungsamtes.

§ 15 Inkrafttreten

Die Satzung tritt mit Anerkennung der Stiftung durch das Thüringer Ministerium für Inneres und Kommunales in Kraft.